第十三日 コミュニケーション

昨日久しぶりに1000円以上かけてヘアサロンで髪を切ってもらい、ものすごく緊張しました、永井盛久です。

 

第四週目が始まり、大分作業にも慣れてきました。ルーティーンも少し理解してきたのである程度おどおどしている時間が減ったのではないかと思います。このおかげで作業のスピードアップにも繋がっている気がしました。作業のスピードアップとは言ったものの、まだまだ遅れが発生しているので、巻き返せるように頑張らないといけませんね。

 

月曜日には朝礼があり、朝礼の最初に社歌を歌います。3週間も歌っていると少し慣れてきたのか、大体のメロディーを覚えました(笑)。まぁこの話は置いておいて、今回朝礼ではコミュニケーションについての議題が上がったのでそれについて話したいと思います。

 

最近はどこに行っても耳にするコミュニケーション能力の重要さ。聞き飽きてきた人もいるかもしれませんが、インターン目線からの話をすると、上司の時間を無駄にしないためにもコミュニケーション能力を高めることは大事だと私は考えます。

 

おそらく、初めての環境で質問をするときに躊躇してしまう人が多いのではないでしょうか?インターン生ならなおさらです。上司の人が忙しくないか確認するために周りをうろちょろしたり・・・ 自分も最初はそうでした。(笑)その際、自分も上司も得することが出来るwin-winなシチュエーションを築くために、コミュニケーション能力を高める必要があると私は考えます。

 

初めて報告をしようとした際、私は始めて5秒で止められて、こういわれました。

 

「効率が悪いからやり方(報告の仕方)から教えてあげよう。」

 

正直驚きました。ここまで早く報告に対しての指摘を受けるとは。しかし、理由はすぐにわかりました。

 

作業の報告をする際、結論から先に言い、その直後に理由や例を上げる事で会話の効率化が図れます。また、簡潔に相手に一瞬で伝わるような質問の仕方をすれば、質問した側も疑問を答えてもらえますし、質問された側も相手の質問の意味を考える時間が省けます。どんな問題が発生して、現象がどうなっているか説明、そして原因の分析を短くまとめることでスムーズな会話につなぐことが出来るはずです。

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でも結局は上司の時間を使っているよね?と思う方もいるかもしれませんが、作業に躓いたことを報告せず、提出予定日直前になって出来ませんと言うよりは断然ましです。常にコミュニケーションを取ることによって相手も自分がどのような作業をしているのか明確になります。こうすることで認識の違いが起きるリスクも少なくなりますしね。

 

インターン生だからと躊躇するのではなく、インターン生だからこそ質問や報告は頻繁にやるべきだと感じました。

 

P.S. 今日のランチではインドカレーを食べました。とてもおいしかったです。

 

永井盛久

 

 

I was told today that someone actually checked the my English part of the blog, and I am kind of reassured to know that someone actually reads this part of the blog.

 

The fourth week of internship started today, and I got really used to the everyday routines. Although there are still times when I am just blankly looking at my screen with no purpose, the time period that I am doing that is definitely getting shorter and shorter.

 

Every Monday, we have all staff meeting, and today topic of communication was raised by one person, so I would like to talk about it as well.

 

Communication is important. You are probably tired of hearing this phrase. I am too, but I still have to use this cliché phrase to explain what I want to say. I am not sure if this happens a lot in America or not, but at least in Japan, many people are hesitant of talking to their boss because they feel that they are wasting their boss’ time.

 

I felt the same way to during the first few days. I walked around my boss’ desk to check if he is busy or not. However, that is simply wasting time. You have to enhance your communication skills in order to create a situation where you and your boss don’t waste any time.

 

When I first tried to talk to my boss about my progress, my boss stopped me after 5 seconds. This is what he said.

 

“Let’s start from learning how to report your progress. “

 

To be honest, I was really surprised. I didn’t think that my boss would correct my report after 5 seconds, but it was for obvious reason.

 

By stating the point first, and supporting the point with reasons and examples, the listener can tell how much they have progressed and why they are at that state right now. Also, by making your statements concise, you will not waste your boss’ time.

When you are asking questions, you can provide your listener what happened, what is going on right now, and prediction on how it happened. By doing so, your listener would be able to understand the situation immediately.

 

Some may think that I am still wasting my boss’ time. However, I think the time that is used to report how behind you are is way shorter than the time it takes to report how behind you got right before the deadline. By reporting your situation constantly, you can provide information about your progress to your boss, and your boss will be able to estimate how long it will take for you to complete the task.

 

In the end, I don’t think that you should be scared of asking questions because you are just an intern, but instead you should ask many questions because you are an intern.

 

P.S. I ate indian curry for lunch today. It was very good.

 

Morihisa Nagai